Chia sẻ quy trình nhận phòng tại khách sạn 5 sao

Hi, xin chào các bạn!

Khi bước chân vào một khách sạn 5 sao, có bao giờ bạn cảm thấy choáng ngợp vì độ sang chảnh của nó? Có bao giờ bạn thấy lạc lõng, lúng túng vì những tài liệu, hướng dẫn toàn tiếng Anh? Và có bao giờ bạn cảm thấy mình bối rối trước việc nhận phòng tại quầy lễ tân?

Hôm nay, tôi sẽ cùng các bạn lướt qua việc nhận phòng như thế nào nhé.

Nhận phòng tại khách sạn thoạt nghe tưởng đơn giản, nhưng thực tế nếu không có kinh nghiệm, bạn rất dễ lúng túng và bị động. Vì vậy mình sẽ bật mí các kiến thức cơ bản về khách sạn nói chung, cũng như giúp bạn hiểu rõ quy trình nhận phòng tưởng dễ mà khó, tưởng khó mà dễ tại khách sạn 5 sao nói riêng. Sau khi nắm vững các bí kíp dưới đây, bạn sẽ tự tin bước chân vào sảnh đường nguy nga, tráng lệ của các khách sạn sang trọng với phong thái thoải mái, tự tin.

Chúng ta sẽ đi qua một vài từ ngữ tiếng anh chuyên dụng trong khách sạn nhé.

Check in: Làm thủ tục nhận phòng tại khách sạn.

Check out: Làm thủ tục trả phòng.

Lobby: Đại Sảnh khách sạn.

Bellman: Nhân viên hỗ trợ hành lý

TIP: Nói nôm na là một khoản tiền nhỏ nhằm thể hiện sự hài lòng, và biết ơn của bạn đối với người trực tiếp, hoặc bộ phận trực tiếp hỗ trợ bạn. Tiền TIP tùy thuộc vào văn hóa của từng quốc gia. (Văn hóa TIP trong khách sạn)

Deposit: Đặt cọc cho chi phí phát sinh. Hình thức và số tiền đặt cọc tùy thuộc vào quy định riêng của mỗi khách sạn. Mời bạn đọc thêm bài này để hiểu thêm chi tiết.

Booking: Xác nhận đặt phòng được cấp bởi khách sạn hoặc bên thứ ba có liên kết với khách sạn.

Welcome Drink: Thức uống đặc biệt của khách sạn phục vụ khách trong lúc chờ nhận phòng.

Complimentary: Vật dụng đi kèm (đã bao gồm trong tiền phòng), khách được sử dụng thoải mái, không phải trả thêm tiền.

Credit card: Thẻ thanh toán quốc tế. (Tạo thẻ thanh toán quốc tế để du lịch)

Airport Representative: Bộ phận đưa đón từ sân bay về khách sạn và ngược lại.

Reservation: Bộ phận đặt phòng.

Travel Agent: Công ty du lịch, bên thứ ba. Mình có viết một bài về đề tài này, bạn đọc tại đây nhé.

Promotion: Các chương trình khuyến mãi của khách sạn. tìm hiểu thêm

Cần làm gì trước khi đến khách sạn?

Công việc đầu tiên và tối quan trọng: ĐẶT PHÒNG. Bạn nên tiến hành đặt phòng online trước nhiều ngày thông qua các website hoặc ứng dụng đặt phòng trực tuyến, chẳng hạn như: agoda, expedia, booking, ctrip,… (Nhớ săn khuyến mãi theo mùa ở mỗi website bạn nhé, sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí à nha). Bạn dựa vào đó để chọn loại phòng cho mình. Còn nếu muốn biết thêm về cách hoạt động của các website này, bạn hãy đọc bài viết này nhé. Tìm hiểu thêm về các loại hình của đặt phòng

Nếu các bạn đã có đặt trước với bên khách sạn dịch vụ đưa đón sân bay (Airport Representative) thì không cần phải lo lắng đến việc làm cách nào để về được khách sạn . Tất nhiên, chi phí sẽ cao hơn so với các bạn tự đến.

Một vài khách sạn sẽ có dịch vụ đưa đón sân bay cho khách luôn mà không cần phải thanh toán thêm bất kỳ phụ phí nào. Trong trường hợp chưa có thông tin rõ ràng, bạn có thể email trực tiếp cho bộ phận Reservation để được giải đáp.

Trước khi đến khách sạn, các bạn phải chuẩn bị 3 loại giấy tờ, lúc nhận phòng nhân viên lễ tân sẽ mượn của bạn:

Passport: Lấy thông tin khách hàng, trong trường hợp đặt biệt như lễ tết, sinh nhật, tùy theo chương trình của khách sạn mà khách lưu trú sẽ có được những món quà bất ngờ.

Booking: dùng để xác nhận đặt phòng trên hệ thống.

Credit card: Dùng để đặt cọc cho những chi phí phát sinh. Tất nhiên, có thể tiền phòng của bạn đã thanh toán rồi. Nhưng khi lưu trú tại khách sạn, để tránh tình trạng khách “QUÊN” thanh toán những khoản phát sinh trong quá trình ở, buộc lòng khách sạn phải “tạm khóa” một số tiền nhất định trong tài khoản ngân hàng của bạn. Số tiền này sẽ được hoàn trả khi bạn trả phòng (nếu không sử dụng bất kỳ dịch vụ gì trong suốt thời gian lưu trú).

Quy Trình

Xác nhận đặt phòng

Như đã nói ở trên, khi làm thủ tục nhận phòng, nhân viên lễ tân mượn thư xác nhận (confirmation letter) và passport của bạn để kiểm tra tình trạng đặt phòng của mình trên hệ thống.

Sau khi xác nhận có booking của bạn, họ sẽ scan passport trên hệ thống, hoặc chụp lại để lưu vào dữ liệu khách sạn.

Tiếp đến nhân viên lễ tân sẽ xác nhận lại thông tin đặt phòng của bạn, coi có đúng thông tin như yêu cầu không: phòng bao nhiêu người, loại phòng gì, ăn sáng ra sao, phòng hút thuốc hay không, hướng phòng hướng nào,…. Bạn được yêu cầu ký tên để xác nhận thông tin.

TIP: Trên giấy xác nhận lưu trú (registration card) luôn có những khoảng miễn trừ trách nhiệm rất nhỏ phía dưới, đa phần sẽ bằng tiếng Anh. Tuy nhiên bạn cũng không cần phải quá lo lắng, những khoảng đó chỉ dành cho những vị khách bất hảo hay gây rối thôi. Còn bạn, an nhiên an lành, chẳng ai đụng đến bạn đâu. Cứ an tâm ký tên.

Yêu cầu hình thức đặt cọc (deposit). Đặt cọc bằng tiền mặt hoặc bằng thẻ.

Nếu bạn có thẻ, quá tuyệt, đưa cho họ để họ xác nhận thẻ còn hoạt động không và khóa một ít tiền trong tài khoản của bạn lại. Hình thức này tiện lợi. Tuy vậy sau khi trả phòng, ngân hàng sẽ kích hoạt lại số tiền bị khóa rất chậm. Từ 2 đến 3 tuần, tùy vào ngân hàng.

Đặt cọc bằng tiền mặt. Cách này nhanh, gọn, khi trả phòng, tiền sẽ được hoàn lại bạn ngay lập tức. Với điều kiện là bạn phải đủ tiền để chi phí cho những thứ khác ngoài khách sạn.

Giới thiệu và về phòng

Nhân viên lễ tân đưa chìa khóa cho bạn, đồng thời giới thiệu cho bạn tất cả các dịch vụ trong khách sạn: những dịch vụ nào miễn phí, những cái nào phải trả phí, ăn sáng lúc mấy giờ, ở đâu, bộ phận hỗ trợ liên quan khi có nhu cầu,….

Nhân viên lễ tân sẽ giới thiệu nhân viên bellman hỗ trợ bạn về phòng. Bạn Bellman này trên đường dẫn bạn về phòng sẽ giúp bạn thêm thông tin chi tiết về khách sạn, cũng như các dịch vụ xung, hoặc giải đáp các câu hỏi về dịch vụ của bạn.

Khi đến phòng, nhân viên Bellman sẽ giới thiệu sơ qua các tiện ích trong phòng cho bạn. Ở giai đoạn này, để thể hiện mình là tử tế và gởi lời cảm ơn đến sự hướng dẫn của anh Bellman này, tôi khuyên các bạn nên TIP cho anh ta một ít tiền. (có thể là 1 hoặc 2USD) tùy bạn.

Đến đây thì xong quá trình nhận phòng đối với khách bình thường (đọc thêm nhận phòng dành cho khách VIP), nói nhiều vậy, nhưng khi bạn vào nhận phòng thời gian làm thủ tục chỉ được từ 5 đến 7 phút.

TIP: Nếu như bạn lễ tân nào giữ bạn quá lâu trong lúc nhận phòng, bạn có quyền complain (nghệ thuật complain để được ưu đãi và dịch vụ miễn phí trong khách sạn 5 sao).

Lưu Ý

Một vài thông tin bạn nên nắm rõ:

Tiền phòng tại các khách sạn quốc tế đều đã bao gồm Ăn sáng trong đó rồi nhé.

Thời gian nhận phòng tại khách sạn sẽ là 2h chiều của ngày khách đến. Trong trường hợp bạn muốn nhận phòng sớm, hãy viết email nhờ hỗ trợ miễn phí check-in sớm. Tùy tình hình, tùy tình trạng đặt phòng, số lượng đêm bạn ở,….Như vậy thì tỷ lệ thành công để bạn check-in sớm cao hơn so với việc bạn có booking nhưng đến nhận phòng mà không có bất kỳ yêu cầu nào.

Tiền phòng của bạn bao gồm ăn sáng và bạn được check-in sớm. Ăn sáng chỉ có hiệu lực vào ngày hôm sau thôi. Còn nếu bạn muốn ăn vào ngày check in, tất nhiên cũng được, nhưng bạn phải trả tiền cho buổi sáng đó (luôn có discount).

Bạn Check-in sớm, và đồng thời bạn cũng check-out sớm luôn: lúc đó buổi ăn sáng của ngày check out sẽ không được chuyển qua cho ngày check in đâu nhé

Bài viết này tạm dài rồi, cám ơn bạn đã dành thời gian đọc hết, bất kỳ thông tin nào muốn chia sẻ, hoặc có câu hỏi gì, bạn vui lòng liên hệ với mình nhé.

ThaiVu88

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *